1. ​​Wie is verantwoordelijk voor de inhoud van de softwarecatalogus? 

KING onderhoudt de stamgegevens van de standaarden en de referentiecomponenten. Leveranciers onderhouden de gegevens van hun producten en versies daarvan, inclusief: status en planning. Onderdeel hiervan is voor welke referentiecomponent(en) het betreffend softwareproduct een oplossing biedt, en welke standaarden het product ondersteunt. Een product is pas compliant aan een standaard indien de compliancy test is uitgevoerd en het testrapport beschikbaar is gesteld in de Softwarecatalogus. De leverancier is zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van de juiste gegevens, KING controleert dit niet. Gemeenten onderhouden de gegevens van het eigen applicatieportfolio.Gemeenten zijn zelf verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van die gegevens. 

2. Wie kan het applicatieportfolio van de gemeenten cq samenwerkingsverbanden bekijken?

We hebben - in afstemming met de proefgemeenten - ervoor gekozen om alleen de gemeentelijke gebruikers (zowel beheerders als raadplegers) toegang te geven tot het gehele applicatieportfolio van gemeenten. Beheerders van Samenwerkingsverbanden die geen gemeentelijk account hebben, zien alleen gegevens van andere samenwerkingsverbanden, niet van individuele andere gemeenten die buiten de samenwerking vallen. Ingelogde leveranciers kunnen alleen zien welke gemeenten applicatie(versie)s van die leverancier in hun landschap opgenomen hebben, maar zien verder geen detailinformatie. Een beperkte groep KING medewerkers heeft een raadpleegaccount. Dit zijn alleen medewerkers die implementatieondersteuning leveren aan gemeenten. KING beheerders van de GEMMA Softwarecatalogus hebben een beheeraccount. KING zal nooit zonder toestemming de applicatieportfolio gegevens van (individuele) gemeente(n) beschikbaar stellen, zonder uitdrukkelijke toestemming van de gemeente(n) zelf.   

3. Hoe registreer ik als gemeente of samenwerking mijn applicatieportfolio en plot ik deze op de GEMMA Architectuurplaat in de GEMMA Softwarecatalogus?

Hiervoor is een gebruikershandleiding gemaakt.

4. Hoe registreer ik mijn productaanbod als leverancier in de GEMMA Softwarecatalogus?

U kunt alleen uw softwarepakketten registreren als u een convenant afsluit met KING. Hiervoor kunt u contact opnemen met Kees Groeneveld. Na het convenant te hebben ondertekend krijgt u een inlognaam en wachtwoord via de mail gestuurd. Vervolgens kunt met behulp van de gebruikershandleiding (pdf) uw productaanbod registreren. 

5. Ik ben als gemeente of samenwerkingsverband mijn applicatielandschap aan het bijwerken en stel vast dat de leverancier het betreffende (versienummer van de) applicatie niet heeft opgevoerd of er ontbreekt een referentiecomponent. Wat doe ik dan?

Op de leverancierspagina staat rechtsboven de contactpersoon met e-mailadres. Daaraan kunt u ontbrekende pakket(versies) melden. Indien de pakketversie er wel is maar er ontbreekt een referentiecomponent, dan kan daarvoor onderin het opvoerformulier de knop "Meld aan leverancier" gebruikt worden. Door deze knop in te drukken wordt automatisch een mail aangemaakt geadresseerd aan de betreffende leverancier waarin al voor-ingevuld is welke applicatie en versienummer het betreft. Via de notificatiefunctie krijgt u een signaal zodra het versienummer is toegevoegd, danwel er wijzigingen in zijn aangebracht door de leverancier. U kunt dan vervolgens uw applicatieportfolio weer up to date maken. 

6. Ik ben als gemeente of samenwerkingsverband mijn applicatielandschap aan het registreren en stel vast dat een leverancier ontbreekt. Wat doe ik dan?

Indien het een leverancier betreft met pakketten specifiek voor gemeenten en met ondersteuning van gemeentelijke standaarden, wijs dan de leverancier op de mogelijkheden van de softwarecatalogus of meldt dit aan KING. Indien het een niet gemeente specifiek pakket betreft kunt u de pakketten van deze leverancier als extern pakket zelf registreren. Kijk in de handleiding hoe u dit moet doen. Een extern pakket wordt getoond in de applicatielandschapkaart en het pakketoverzicht van de gemeente. Het betreffende pakket komt niet terug in de zoekresultaten van alle pakketten.

7. Ik wil weten welke pakketten cq versies daarvan een bepaalde standaard voldoen. Hoe zoek ik dat op in de GEMMA Softwarecatalogus? 

Ga naar de zoekfunctie op de homepage. Klik daar op  "alle pakketten" cq "alle pakketversies en planningen". Vervolgens staan aan de linkerkant gegroepeerde filtermogelijkheden. Ga naar "standaarden" cq "standaarden met testrapport". Vink de betreffende standaard aan. Als de standaard niet direct in de lijst zichtbaar is, klik dan eerst op "meer tonen". Na het aanvinken van de standaard verschijnen de leveranciers met hun pakketten cq pakketversies. Door op betreffende pakket(versie) te klikken krijg je meer informatie: de referentiecomponenten, (de versies), de status per versie en hoeveel gemeenten het gebruiken. Let wel dit betreft het aantal gemeenten dat het betreffende pakket heeft ingevoerd als onderdeel van het eigen applicatieportfolio. Indien het filter "standaarden met testrapport" gebruikt is, zijn betreffende testrapporten te zien.

8. Wat kan ik met een gemeentelijk cq samenwerking beheeraccount?

Een gemeentelijk beheeraccount geeft de mogelijkheid om het applicatieportfolio van de eigen gemeente op te voeren. Een gemeentelijk beheerder kan ook andere beheeraccounts aanmaken en raadpleegaccounts voor gemeentelijke collega's. Een samenwerking beheeraccount kan het applicatieportfolio van de aangesloten gemeenten opvoeren. Een account kan ook beide rollen gekregen hebben. In het inlogmenu kan dan van rol geswithced worden.

9. Waarom kan ik als leverancier mijn naam, emailadres en telefoonnummer zichtbaar maken in de GEMMA Softwarecatalogus?

Uw naam en andere gegevens zijn de contactgegevens voor gemeenten met vragen over uw producten. Het opgegeven emailadres zal ook worden gebruikt door gemeenten om te verzoeken eventueel ontbrekende gegevens aan te vullen. 

10. Ben ik verplicht om mijn persoonsgegevens in te vullen als contactpersoon van de gemeente, samenwerking of leverancier?

U bent niet verplicht om uw persoonlijke naam, emailadres en telefoonnummer zichtbaar te maken in de GEMMA Softwarecatalogus. Wij verzoeken u echter dringend de contactgegevens niet leeg te laten. Vul desnoods een afdelingsnaam, algemeen telefoonnummer en emailadres in. Gemeenten zullen dan dit emailadres en/of telefoonnummer gebruiken als contactgegevens. Ingevulde contactpersoongegevens leiden tot een extra ster (*) in de voortgangsinformatie.

11. Wat doet KING met de ingevulde persoonsgegevens van de gemeente?

De ingevulde persoonsgegevens dienen alleen als contactgegevens voor andere gemeenten. KING zal nooit de contactgegevens doorspelen aan leveranciers of derden zonder expliciete toestemming van de persoon van wie de persoonsgegevens zijn. Ook de gegevens doorgegeven aan KING bij het verkrijgen van een account worden alleen voor het aanmaken van het account gebruikt.

12. Hoe voorkomt KING dat andere gemeenten geen accounts verstrekken aan leveranciers?

Een beheer-account kan alleen verkregen worden middels een gemeentelijk emailadres. Hier zal periodiek op gecontroleerd worden. De beheerders krijgen de instructie om alleen raadpleegaccounts aan te maken voor gemeentelijke collega's en niet te verstrekken aan derden. KING kan bij overtreding of twijfel een account blokkeren. 

13. Hoe vaak wordt de informatie geactualiseerd? 

Leveranciers hebben met KING een convenant gesloten waarin ze zich verplicht hebben de gegevens minimaal één keer per kwartaal te actualiseren. KING actualiseert de gegevens van standaarden en referentiecomponenten, indien daar aanleiding toe is. Gemeenten wordt aanbevolen hun applicatielandschap te actualiseren zodra er wijzigingen in optreden cq gepland worden. Iedereen heeft baat bij actuele gegevens omdat deze ook steeds meer door KING gebruikt worden voor sturing op compliancy (bij Leveranciers), en het voorkomen van "vragen naar de bekende weg' (bij gemeenten, bijvoorbeeld door de Informatie Beveiligings Dienst).

14. Kan iedereen de softwarecatalogus gebruiken en is de informatie openbaar? 

Iedereen kan de softwarecatalogus raadplegen maar niet iedereen kan alle beschikbare informatie bekijken. De gegevens ingevoerd door de leveranciers zijn openbaar. De gegevens ingevoerd door de gemeenten en samenwerkingen zijn alleen zichtbaar voor gemeentelijke raadplegers en beheerders. Zie ook het antwoord bij vraag 2.

15. Kan iedere leverancier de softwarecatalogus vullen met haar productaanbod? 

Nee, alleen de softwareleveranciers die het convenant met KING ondertekend hebben, kunnen de softwarecatalogus vullen met hun productaanbod.

16. Wat zijn referentiecomponenten? 

De referentiecomponenten zijn in de GEMMA softwarecatalogus de verbinding tussen het softwareaanbod van leveranciers en het softwaregebruik door de gemeenten. Een softwareproduct kan functionaliteit bieden voor één of meerdere referentiecomponenten, daarmee krijgt u een globaal beeld van de functionaliteit van een softwareproduct.

17. Bij wie kan ik terecht met vragen/opmerkingen over de informatie over softwareproducten? 

Op het scherm met productgegevens staat rechtsboven het e-mailadres van de contactpersoon van de leverancier. Met deze persoon kunt u contact opnemen.

18. Bij wie kan ik terecht met vragen/opmerkingen over de informatie over standaarden? 

Vragen en opmerkingen over de inhoud van de softwarecatalogus kunt richten aan KING op het email adres softwarecatalogus@kinggemeenten.nl. Hiervoor kunt u op de pagina met de standaard waarover u een vraag heeft, klikken op "Meld aan KING" (in het midden helemaal onderaan het scherm). Dan wordt automatisch uw e-mailapplicatie opgestart met vooringevulde informatie, en hoeft u daarbij alleen uw vraag te specificeren. KING verzorgt de afhandeling van vragen/opmerkingen.

19. Bij wie kan ik terecht met vragen/opmerkingen over de informatie over referentiecomponenten? 

Vragen en opmerkingen over de inhoud van de softwarecatalogus kunt richten aan KING op het email adres softwarecatalogus@kinggemeenten.nl. Hiervoor kunt u op de pagina met de referentiecomponent waarover u een vraag heeft, klikken op "Meld aan KING" (in het midden helemaal onderaan het scherm). Dan wordt automatisch uw e-mailapplicatie opgestart met vooringevulde informatie, en hoeft u daarbij alleen uw vraag te specificeren. KING verzorgt de afhandeling van vragen/opmerkingen.

20. Bij wie kan ik terecht met vragen/opmerkingen over de functionaliteit/support van de softwarecatalogus? 

Vragen en opmerkingen over de functionaliteit van de softwarecatalogus kunt richten aan KING op het email adres softwarecatalogus@kinggemeenten.nl. Hiervoor kunt u op de pagina met de functionaliteit waarover u een vraag heeft, klikken op "Meld aan KING" (in het midden helemaal onderaan het scherm). Dan wordt automatisch uw e-mailapplicatie opgestart met vooringevulde informatie, en hoeft u daarbij alleen uw vraag te specificeren. KING verzorgt de afhandeling van vragen/opmerkingen.

21. Controleert en verifieert KING de pakket- en planningsinformatie van de leveranciers? 

KING beoordeelt de kwaliteit van de gegevens van leveranciers in de softwarecatalogus voornamelijk op basis van signalen en meldingen van gemeenten en leveranciers. Op grond van de signalen en meldingen neemt KING contact op met de leverancier. De leverancier blijft zelf verantwoordelijk voor de content. Leveranciers krijgen vanaf release 3.2 ook periodiek notificatiemails met een aantal automatische controles. Bijvoorbeeld over het ontbreken van pakketversies, of tegenstrijdigheid in de status van een pakketversie en vermelde datum distributie.

22. Controleert en verifieert KING de informatie van de leverancier over het voldoen aan standaarden? 

Standaarden zijn een norm of set van eisen/voorwaarden/afspraken waaraan software moet voldoen. Voor het voldoen aan standaarden (compliancy) geldt als regel dat als een leverancier aangeeft de standaard te ondersteunen, dit voor de gehele standaard inclusief toegestane varianten en uitbreidingen geldt. De leverancier toont dit aan door de testresultaten van compliancy-instrumenten zoals het StUF-Testplatform beschikbaar te stellen in de softwarecatalogus. KING controleert en verifieert de informatie van de leverancier niet direct, wel indirect. Indien KING een onderbouwde melding krijgt over onjuiste informatie in de GEMMA softwarecatalogus en afwijkingen over het gebruik van StUF, zal KING de leverancier hierop aanspreken.

23. Was de GEMMA softwarecatalogus alleen bedoeld voor Operatie NUP? 

Nee, de softwarecatalogus is wel ontstaan vanuit de behoeften van Operatie NUP, maar de GEMMA softwarecatalogus is breed toepasbaar voor andere implementatieprogramma’s en ICT planningsvraagstukken waarbij inzicht nodig is in het aanbod van gemeentelijke software. De GEMMA Softwarecatalogus is na de beeindiging van operatie NUP in bekeer bij het GEMMA team.

24. Zijn er plannen voor doorontwikkeling? 

De verdere ontwikkeling vindt versiegewijs plaats. Daarbij wordt ingespeeld op de behoeften van gemeenten, samenwerkingsverbanden en leveranciers. 

25. Welk criterium wordt gehanteerd om standaarden op te nemen in de softwarecatalogus? 

Voor opname in de softwarecatalogus is het begrip standaard vrij breed gezien. Het is een norm of set van eisen/voorwaarden/afspraken waaraan (gemeentelijke) software moet voldoen. Meer concreet betekent het dat (open) standaarden zijn opgenomen die voor gemeenten van belang zijn voor Interne en externe applicatiekoppelingen, gegevensmanagement, bedrijfsvoering en digitale dienstverlening.

26. Wat wordt onder “compliancy” verstaan? 

Compliancy betekent "aantoonbaar voldoen aan standaarden". Voor een standaard kan een compliancy-instrument voorgeschreven zijn. Dit staat aangegeven bij de stamgegevens van de betreffende standaard, bijvoorbeeld het StUF Testplatform of de Digikoppeling compliancyvoorziening. Bij sommige standaarden is ook een testset of conformiteitstoets voorgeschreven. Bijvoorbeeld bij het toepassen van de Zaak- en Documentservices 1.0 en de aansluiting op de LV-WOZ.
Indien een leverancier bij de ondersteuning van de standaard een succesvol testresultaat opgenomen heeft, dan betekent dit dat de leverancier conform de bijbehorende voorwaarden een foutloze test heeft uit gevoerd met dit compliancy instrument.
Het is een zelftest; KING voert deze test niet zelf uit. Een leverancier die aangeeft te voldoen aan betrokken standaard, dient de bewijsvoering (bijv middels testrapporten) openbaar te maken in de softwarecatalogus. Indien geen compliancy instrument voorgeschreven is, dan kan een leverancier zelf op andere wijze testen.

27. Kan er een notificatie plaatsvinden wanneer in de softwarecatalogus wijzigingen ontstaan? 

Wijzigingen in de stamgegevens (standaarden, referentiecomponenten) voert KING releasematig door waarbij we leveranciers een releasebrief sturen met de doorgevoerde wijzigingen. We zullen dat maximaal 1x per kwartaal doen. Ook wijzigingen in functionaliteit van de softwarecatalogus worden op deze wijze meegedeeld. Een overzicht van alle releasebrieven staat in het blok "Laatste wijzigingen" op de homepagina. Sinds release 2.2 is de softwarecatalogus uitgebreid met een notificatievoorziening voor gemeenten. Gemeenten worden zo op de hoogte gehouden van wijzigingen op producten van leveranciers. Er is nog geen notificatievoorziening voor leveranciers.

28. Ik kan de gezochte referentiecomponent niet vinden onder "Wat is er te vinden" > "Alle referentiecomponenten", nadat ik eerst een Beleidsthema of Positie heb geselecteerd. Hoe kan dat? 

Een referentiecomponent kan in een andere categorie ingedeeld zijn dan je verwacht. Het is dus beter de categorieselectie niet te gebruiken.

29. Waar vind ik meer informatie over het GEMMA applicatielandschap?

U vind meer informatie over het GEMMA applicatielandschap op de GEMMA Online website. Op deze pagina worden ook diverse png-bestanden beschikbaar gesteld met daarin de GEMMA-Referentiecomponenten als achtergrondplaat, waar u uw eigen landschap of ketenplaten overheen kunt tekenen.

30. Hoe open ik een exportbestand?

Op de pagina's 'Alle pakketten" en "Alle pakketversies" vind u een knop [export to csv]. Met deze knop wordt een csv-bestand gedownload. Open dit bestand niet direct in Excel, maar doe dit volgens deze instructie. Doet u dit toch, dan zult u zien dat de namen van leveranciers en pakketten met bijzondere tekens fout worden weergegeven.

31. Op het overzicht "alle koppelingen" zie ik geen Samenwerkingen:

Een Samenwerking geeft aan welke gemeenten gebruik maken van een betreffende koppeling. Die gemeentenamen worden getoond.

32. Hoe kan ik als gemeente de gegevens die ik heb ingevuld in de GEMMA Softwarecatalogus exporteren naar de ICT-foto van de IBD?

Het is mogelijk om de gegevens die uw gemeente al heeft ingevuld in de Gemma Softwarecatalogus eenvoudig te exporteren en toe te voegen aan uw ‘lege ICT-foto’. Het invullen van de ‘lege ICT-foto’ is onderdeel van stap 4 van het aansluiten bij de Informatiebeveiligingsdienst voor gemeenten (IBD). Hiermee is het vullen van de ‘gemeentelijke ICT-foto’ vereenvoudigd. Als de IBD beschikt over de ‘foto’ van uw gemeente, dan kan de IBD haar specifieke incidentdienstverlening hierop afstemmen.

In het informatieblad ‘Hoe vul ik de lege foto?’ is beschreven hoe u de gegevens kunt exporteren en inlezen in de ‘lege ICT-foto’. Tevens staat hierin beschreven hoe u de foto verder kunt invullen. Heeft u toch nog vragen of wenst u ondersteuning? Neem dan contact op met de IBD-Helpdesk (tel 070 373 8011).

33. Het aantal pakketten opgeteld achter het filter met statussen komt niet overeen met het werkelijke aantal pakketten (bij 1 gemeente en bij overzichten alle gemeenten en/of samenwerkingen).

Dan is in dat geval de status bij één of meer pakketversie(s) niet ingevuld.

34. Hoe ga ik als leverancier om met SaaS-pakketten?

Kenmerk van SaaS is dat er geen meerdere pakketversies met status “in gebruik” zijn bij verschillende gemeenten. Er is altijd 1 productie-versie bij alle gemeenten. Zorg als leverancier dus altijd voor slechts 1 SaaS-pakketversie in de Softwarecatalogus met de status "in gebruik", en geef die desnoods de vaste naam "productieversie".

Dat voorkomt dat gemeenten steeds een nieuwe versie moeten opvoeren zodra die in productie gaat. Je kunt als leverancier wel één (of meer) versies “in ontwikkeling” hebben en hierin ook de compliancy aan-/invullen van extra standaarden die ondersteund gaan worden. Dat is zeer informatief voor gemeenten en KING. Maar zodra deze ontwikkelversie dus in productie gaat, moeten deze extra standaarden (met evt. testrapporten!), en evt. extra referentiecomponenten bij toegenomen functionaliteit, óók bij de productieversie opgevoerd worden. De ontwikkelversie kan dan vervolgens weer gebruikt worden voor de extra kenmerken van de volgende release.

35. Hoe ga ik als gemeente of samenwerking om met SaaS-pakketten?

Zie vraag 34 hoe de leverancier geadviseerd wordt er mee om te gaan. Als gemeente hoef je bij een nieuwe SaaS-pakketversie dus alleen te controleren of er extra standaarden cq referentiecomponenten bijgekomen zijn en die op te nemen bij de Koppelingen cq de lijst gebruikte Referentiecomponenten bij betreffend pakket.

36. Hoe verwerk ik als gemeente of samenwerking een nieuwe pakketversie van een leverancier in mijn applicatielandschap?

De correcte werkwijze voor het opnemen van een nieuwe pakketversie is om deze ook daadwerkelijk als nieuw op te voeren. Daarbij is het handig om in een extra browsersessie de oude versie ernaast te houden om zo snel de referentiecomponenten en koppelingen opnieuw op te voeren bij de nieuwe versie. Let daarbij op nieuwe mogelijkheden van koppelingen met nieuwe standaarden die een leverancier in een nieuwe pakketversie ondersteunt. Bij de “oude” versie kan de status gewijzigd worden in “uit-te-faseren” / “uitgefaseerd”. U bepaalt zelf hoe lang u deze historische gegevens in uw landschap wilt bewaren. Voor een volgende release hebben we het faciliteren van opvoer van nieuwe versies benoemd zodat bij het opnieuw opvoeren van pakketversies gegevens van een vorige versie vooringevuld worden.

NB: Een pakketversie kan niet meer verwijderd of gewijzigd worden als er nog koppelingen aan “hangen”. Tot release 3.3 kon dit wel, maar dat leidde tot inconsistenties in de koppelingen.

37. Wat is het verschil tussen de standaarden BAG LV koppelvlak (StUF LVBAG) 1.2.1 en StUF LVBAG 2.06? 

Er is geen verschil. Het zijn synoniemen die al in een vroeg stadium beide opgevoerd zijn. We zullen onderzoeken of we in de toekomst één van beide kunnen laten vervallen.

38. Waarom zie ik bij sommige referentiecomponenten pakketten verschijnen die daar helemaal niet thuishoren?

Sommige leveranciers interpreteren de definitie van een referentiecomponent ruimer dan de bedoeling is. De definities zijn ook niet in alle gevallen helemaal sluitend. Maar bijvoorbeeld bij een selectie op referentiecomponent BAG-administratie zouden als resultaat alleen pakketten die de conformiteitstoets van het Kadaster hebben doorstaan te zien mogen zijn. Dat is door gemeenten algemeen aanvaard als criterium voor deze component. KING gaat komende tijd bij leveranciers meer aandacht vragen voor de juistheid van hun gegevens en gerichte verzoeken doen om gegevens aan te passen. Meldingen van gemeenten aan leveranciers helpen daar ook bij. Op elke pakket(versie)pagina kan met de link "Meld aan leverancier" (rechtsboven onder de contactpersoon- en addendum-gegevens ) een voor-ingevulde email naar de leverancier gestuurd worden waaraan alleen de opmerking of vraag aan toegevoegd hoeft te worden.