Doelgroep

Deze handleiding is bedoeld voor de gemeente- of samenwerkingsbeheerder. De rol gemeentebeheerder heeft dezelfde mogelijkheden als de gemeenteraadpleger, maar heeft daarnaast de functionaliteit om andere gebruikers te autoriseren, pakketten en koppelingen toe te voegen aan het eigen applicatieportfolio, en suggesties te verwerken. Overigens is er geen aparte rol voor samenwerkingsraadpleger.

Inhoud

Deze handleiding gaat over de beheerfunctionaliteit. De algemene functionaliteiten zoals inloggen, wat is er te vinden e.d. zijn beschreven in de raadpleeg-handleiding.

Organisatie van het beheer van de Softwarecatalogus in de gemeente of het samenwerkingsverband

Als informatiemanager / informatiearchitect verdient het aanbeveling uitgangspunten voor het beheer van het gemeentelijk applicatielandschap in de Softwarecatalogus op te stellen. Bijvoorbeeld door over de volgende onderwerpen afspraken te maken:

1. Wie gaat het beheer uitvoeren? Bijvoorbeeld applicatiebeheerders, informatiemanager, informatiearchitect, informatieadviseurs, e.d.
   Advies is om (functionele) applicatiebeheerders erbij te betrekken ivm inbedding in het beheerproces, kennis van het gebruik van applicaties, bekendheid met de planning van nieuwe releases, e.d.
2. Welke applicaties gaan we invoeren? Alleen “kernapplicaties”, alle applicaties, wel of niet de algemene applicaties zoals browsers, Adobe, e.d., wel of niet de “technische” applicaties zoals DBMS-en, OS-en.
   Advies is om de referentiecomponenten cq de GEMMA landschapsplaat hierin leidend te laten zijn.
3. Zolang de CMDB (ConfigurationManagementDataBase) niet gekoppeld is aan de Softwarecatalogus, welke afspraken gelden dan voor het zoveel mogelijk synchroon laten lopen van deze twee registraties?
   Advies is om eerst een handmatige synchronisatie op leverancier, pakketnaam en pakketversie te maken en de sleutels van pakketten en pakketversies van de Softwarecatalogus over te nemen in de CMDB. VNG Realisatie is in gesprek met CMDB-leveranciers over synchronisatieservices.

Stappen voor de opbouw van de softwarepakketten

1. Inventariseer de applicaties die operationeel in gebruik zijn. Meestal is er reeds een registratie aanwezig in een CMDB zoals bijvoorbeeld Topdesk, Planon of contractregister.
2. Zet de inventarisatie in een spreadsheet en sorteer op leverancier, pakket, en versie;
3. Log in in de Softwarecatalogus;
4. Ga naar tabblad “Pakketten” (naast “Dashboard”);
5. Kies “Voeg pakket toe”;
6. Kies in de filterkolom links de eerste leverancier uit de inventarisatie;
   NB: Leveranciers die géén convenant met VNG Realisatie hebben, staan niet in de Softwarecatalogus. Maar betreffende pakketten kunnen wel met de functie “Voeg extern pakket toe” in het applicatielandschap opgenomen worden. Advies is om deze leveranciers even te markeren in de inventarisatie en op te voeren na de leveranciers die wél in de Softwarecatalogus staan;
7. Na keuze van een leverancier verschijnt de lijst pakketnamen van die leverancier. Kies met de + toets het pakket dat opgevoerd moet worden.
   NB: Pakketten die al in het applicatielandschap van de gemeente opgenomen zijn, zijn herkenbaar aan een rood sterretje naast de pakketnaam.
8. Kies de pakketversie (release) die in gebruik is.
   NB1: De meeste leveranciers voeren pakketten die als SaaS (in de Cloud) draaien doorgaans op met een “productie”- en “ontwikkelversie”.
   NB2: Indien een leverancier (nog)  geen versie/release opgevoerd heeft kan hiervan melding gemaakt worden aan de leverancier met de knop “Meld aan leverancier”. Alternatief is dan om de versie niet in te vullen en de opvoer van referentiecomponenten te doen bij “Toegevoegde referentiecomponenten”.
   NB3: Indien de pakketversie niet bekend is bij de initiële opvoer, kan die later toegevoegd worden.
9. Bij een klik in het venster onder “Referentiecomponenten” verschijnen de applicatieve functies die de leverancier heeft toegekend. Kies daarvan degene waarvoor de applicatie daadwerkelijk gebruikt wordt. Indien de applicatie (ook) gebruikt wordt voor een doel dat de leverancier niet aan gegeven heeft, dan kan dat ingevuld worden bij “Toegevoegde referentiecomponenten”.
10. Vul onder Planning bij Status “in gebruik” in bij de initiële opbouw.
11. Indien een leverancier zowel “SaaS” als “On premise” ondersteunt, kan je aangeven welke van deze twee varianten gebruikt in je gemeente.
12. Klik op Toevoegen en de applicatie(versie) wordt in het landschap opgenomen.
13. Daarna keer je terug naar het scherm van de pakketten van de geselecteerde leverancier. Als die meer pakketten heeft, en de gemeente heeft één of meer van deze pakketten in gebruik, kan vervolgd worden met de invoer van het volgende pakket op dezelfde wijze. De applicaties die reeds opgevoerd zijn in het landschap, hebben in de pakketlijst van de leverancier een sterretje gekregen zodat je weet waar je gebleven bent.
14. Voor selectie van een andere leverancier waarvan pakketten opgevoerd gaan worden, klik dan het filter van de vorige leverancier uit, en kies de volgende leverancier.
15. Indien je tussentijds het resultaat in het landschap wil bekijken, ga dan naar “Mijn Softwarecatalogus” via het inlogmenu, of via de Homepagina (klik op “GEMMA Softwarecatalogus” en daarna op de tegel “Mijn Softwarecatalogus”); kies dan weer het tabblad “Pakketten” en bekijk de lijst, en de kaart via “GEMMA landschap” en de knop “Toon kaart”.
16. In de kop van de gemeentepagina staat boven het dashboard het aantal sterren dat “verdiend” is met de opvoer van gegevens. Hoe dit bepaald is wordt getoond als je met de muis op het aantal sterren gaat staan. Hoe je méér sterren (max. 5) kunt verdienen staat ernaast bij “Voortgang verbeteren”.
17. Na de opvoer van de pakketten van leveranciers die in de Softwarecatalogus staan, kan men de zgn. “Externe pakketten opvoeren”. Het verschil is dat je zélf de leveranciers- en pakketnaam en versienummer moet opvoeren. Bij “Referentiecomponenten” kan er 1 of meer uit de gehele beschikbare GEMMA-lijst gekozen worden. De status opvoer is gelijk.

Voor samenwerkingsverbanden geldt bijna hetzelfde proces als hierboven met de volgende extra’s

Bij stap 3: indien je zowel de rol van gemeentebeheerder als samenwerkingsbeheerder hebt in je account, kies dan in het inlogmenu de rol van Samenwerkingsbeheerder.

Tussen bovengenoemde stap 9 en 10: kies bij “Organisaties” welke gemeenten in het samenwerkingsverband de betreffende applicatie (gaan) gebruiken. Met “Alles selecteren” worden alle gemeenten binnen het samenwerkingsverband ingevuld. Je kunt ze ook 1 voor 1 invullen.

Als een pakket in een samenwerking niet voor de uitvoering van taken voor één of meer aangesloten gemeenten gebruikt, maar voor interne processen binnen de samenwerking, zet dan géén gemeentenamen in het organisatieveld. Het pakket verschijnt dan ook alleen op de lijst en kaart van de samenwerking en niet bij de gemeenten. Denk bijvoorbeeld aan diverse bedrijfsvoeringsapplicaties.

Het is overigens ook niet de bedoeling dat een sectorale samenwerking (Omgevingsdienst, Belastingsamenwerking, Sociaal-Domein-samenwerking e.d.) allerlei front- en mid-office en bedrijfsvoerings-toepassingen opvoert bij de gemeenten. Dan zou de gemeente op zijn kaart en dashboard te veel pakketten gaan zien die voor het portfoliobeheer van de gemeente niet relevant zijn. De sectorale samenwerkingen hoeven alleen de taakspecifieke back-office-applicaties op te voeren.

Harmonisatie

Samenwerkingsverbanden die als doel hebben om de applicatielandschappen van de aangesloten gemeenten te harmoniseren kunnen op verschillende manieren te werk gaan:
1. In het samenwerkingslandschap worden alleen de geharmoniseerde pakketten handmatig opgenomen en telkens aangevuld zodra er weer een applicatie geharmoniseerd is. De niet geharmoniseerde applicaties blijven in de applicatielandschappen van de gemeenten staan en "sterven daar uit".
2. Aanvullend op manier 1 kunnen ook geplande harmonisaties in het samenwerkingslandschap al opgenomen worden met een status "gepland" met bijbehorende datum. Zo kan ook het uiteindelijke doel-landschap in 1 overzicht inzichtelijk worden gemaakt.
3. Een andere manier is om alle huidige applicaties van de aangesloten gemeenten op te voeren bij de samenwerking met daarbij de juiste gemeentenamen per applicatie. Daarbij kunnen dan de uit te faseren applicaties van die status worden voorzien inclusief datum. Zo ontstaat inzicht in het totale huidige- en doel-landschap in 1 overzicht. Een voordeel hiervan is dat met 1 AMEFF-export naar een architectuurtool (zie handleiding Koppeling architectuurtools) alle gegevens voorhanden zijn om daarin verdere analyses te maken van de harmonisatiescenario's.
4. Aanvullend op manier 3: op aanvraag kan de samenwerking initieel geautomatiseerd gevuld worden vanuit het applicatielandschap van één aangesloten gemeente dat het meest representatief is voor het landschap van de samewerking. Dat scheelt handmatige invoer.